¿Cuántas cosas pides por Email al cabo del día? Tareas, encargos, modificaciones, solicitudes, órdenes directas… ¿Eres claro y eficaz a la hora de escribir ese tipo especial de correos? Cuando buscas una respuesta rápida, cuando quieres que la otra persona priorice bien tu correo, cuando esperas que haga esa tarea cuanto antes, es fundamental saber escribir esos «correos-tarea».
Para la mayoría el Email sigue siendo la mejor forma (la única) de organizar el trabajo en equipo. Pero a la hora de redactar los correos-tarea fallan estrepitosamente. Son largos, dan rodeos, incluyen órdenes confusas y no ayudan a la otra persona a empezar bien la tarea. Saber escribir un buen correo-tarea es empezar a hacer bien esa tarea antes incluso de que la otra persona reciba el encargo.
#1 Piensa antes de empezar a escribir
Escribir un correo no es un ejercicio de catarsis. No se trata de volcar tus pensamientos o poner palabras a tu espíritu atormentado. Se trata de incluir sólo la información y detalles imprescindibles para hacer esa tarea. Antes de teclear como un poseso párate unos segundos para decidir: a) qué quieres pedir o encargar realmente; b) qué información necesita la otra persona para hacerlo.
#2 Incluye la tarea en la primera línea
Fundamental detalle. Elimina los prolegómenos, las palabras introductorias y vete directo al grano: "Necesito que hagas…"; "quiero que cambies…"; "te escribo porque necesitamos retocar…" Por supuesto sé cortés, sé amable, sé buen compañero. Pero por el amor de Dios, ¡sé directo! Vete al grano desde la primera línea. Conseguirás que la otra persona comprenda bien lo que hay que hacer y ambos perderéis mucho menos tiempo.
#3 Imponte una limitación de caracteres
Como si estuvieras en Twitter, imagina que a la hora de escribir tienes una férrea limitación de caracteres. Nuestra tendencia es siempre a escribir en exceso. Si pienso que sólo puedo escribir 100 escribiré 150. Pero si no pienso nada y me dejo llevar por el "swing" de mi tecleo al final escribiré 1.000. Dos o tres lineas son suficientes para la mayoría de los correos que escribes al cabo del día.
#4 Incluye siempre las tres palabras clave
Para evitar dar rodeos y caer en la imprecisión, asegúrate que tus correo-tarea siempre incluyen estas tres palabras clave. Son como las especificaciones de tu tarea:
- Qué: define y expresa la tarea en una línea y empieza siempre por ahí.
- Cuándo: ayúdale a interpretar el grado de prioridad que tiene esa tarea.
- Cómo: instrucciones y detalles para completar esa tarea.
#5 Si hay varios puntos sepáralos claramente
Si el correo es extenso tal vez deberías valorar otras alternativas más directas y a la larga más eficaces: una minireunión, una llamada de teléfono… Pero si lo quieres hacer por escrito y tienes que escribir varios puntos, sepáralos claramente. Mediante puntos, mediante epígrafes con titulillos descriptivos… cualquier recurso es bueno con tal de no apelotonar los distintos pasos y que tu orden o petición llegue alta y clara.
#6 Si hay varias tareas sepáralas en correos
Un error bastante extendido: mezclar varias tareas diferentes con distintas prioridades en un mismo correo. Esto fomenta la confusión, la mala priorización y la ofuscación en la otra persona. Salvo que esas tareas estén estrechamente relacionadas entre sí, o deban hacerese en cadena, sepáralas en correos distintos.
A priori puede parecer una mala idea: es un correo extra que me podría ahorrar. Pero en el fondo estamos fomentando la claridad, la buena priorización, y poniéndoselo más fácil a la otra persona. Al final comprenderá mejor todo el trabajo que hay que hacer y lo atenderá a su debido momento.
#7 Redacta el Asunto al final
Para mí es el 80% de un correo-tarea. Es el titular de la noticia y la síntesis que resume tanto lo que hay que hacer como cuándo hay que hacerlo (prioridad). Somos pésimos redactores de Asuntos: ambiguos y generales, poco descriptivos y detallados, no ayudan a la tarea que estamos pidiendo o encargando.
Redáctalo al final y sobre todo procura que sea muy descriptivo. Debe ayudar a la otra persona a interpretar qué hay detrás de ese mensaje sin tener incluso que abrirlo.
Invertir unos pocos segundos en pensar ese Asunto supone una respuesta más adecuada de la otra persona, un mejor trabajo en equipo, un uso eficaz del Email y más agilidad a la hora de procesar peticiones.
Una "checklist" para recordar estas cosas
Tal vez al leer todas estas claves hayas asentido, te hayan parecido razonables y hasta evidentes. El problema es que con el ritmo frenético del día a día, y más cuando nos zambullimos en el Inbox, nos olvidamos de todas estas cosas. A mí, hasta que me acostumbré a hacerlo de forma natural, me ayudó tener un post-it junto al monitor con estas claves. A modo de checklist me ayudaba a redactar mejor los correos-tarea que enviaba a otras personas.
Todos en alguna ocasión hemos sido víctimas de la fiebre. Y muchos de nosotros (yo el primero) hemos llegado a poner el termómetro pegado al flexo del escritorio para fingir fiebre y evitar ir a clase (una idea que, al menos yo, saqué del protagonista de la película 
